Hasta ahora he guardado todas mis facturas, pero es demasiado papel.
Gas, agua, electricidad, teléfono, etc. ¿Por qué es bueno conservarlas? ¿Durante cuánto tiempo debo conservarlas?
Consumerist publicó una lista de cuánto tiempo hay que guardar las facturas.
En general, no es necesario conservar las facturas durante más de unos meses. Las excepciones son:
cualquier cosa que haya sido detallada en sus impuestos federales o estatales. Es conveniente que las conserve durante siete años en caso de auditoría por parte del IRS
extractos de corretaje de compra/venta de acciones, bonos, fondos de inversión, etc. Necesita saber por cuánto compró una acción cuando la venda, para calcular las ganancias de capital.
información relativa a las reformas importantes de su casa. Esto puede servir para reducir la ganancia cuando vendas.
todo lo relacionado con un negocio, también a efectos fiscales y de valoración.
Al vender una casa, las facturas de los últimos años pueden ser útiles para mostrar a los posibles compradores.
Sin embargo, ahora recibo casi todas mis facturas recurrentes electrónicamente. Se guardan y se hace una copia de seguridad. En ese caso, es más fácil guardar todo que eliminar cosas selectivamente. Ocupa muy poco espacio, es más fácil encontrar las cosas que en los archivos de papel y es mucho menos molesto a la hora de mudarse que las cajas llenas de papel.
En los casos normales no lo necesita más allá de 3-6 meses. Más allá de esto, destrúyalo.
Sin embargo, en ciertos casos es necesario conservarlos;
Por ejemplo, si necesita demostrar que está ocupando legalmente un lugar/propiedad y no tiene los documentos pertinentes, los recibos de servicios públicos pueden servir para establecer que estaba ocupando un lugar y utilizándolo.
En caso de que no sea residente original por nacimiento, y su ciudadanía esté en disputa, estos registros ayudan.
Más aún si los registros no son mantenidos adecuadamente por las propias empresas de servicios públicos, como ocurre en la mayoría de los países en desarrollo.
En la India, estos registros ayudan a muchas personas que han ocupado propiedades del gobierno durante décadas y luego se aprueba una resolución que dice que las personas que han permanecido durante los últimos 25 años son las propietarias, otras se vuelven ilegales y son desalojadas.
Para estos casos, se podría llevar un registro histórico, por ejemplo uno por año, de los últimos 5 años, y luego uno por cada 5 años de un mes en particular… básicamente de forma sistemática.
Aparte de eso, simplemente deséchalos.
Me imagino que querrá conservar las facturas de los servicios públicos para disputar cualquier error o anomalía en la facturación histórica durante unos 6 meses o un año.
Más allá de eso, siempre tienes los registros financieros de hacer los pagos, es decir, tus extractos bancarios.
Entonces, ¿qué beneficio hay en mantener los recibos de papel de los pagos de servicios públicos durante más tiempo? Yo digo que los destruyas, con extremo prejuicio – mientras te vistes de negro al estilo Chuck Norris.
Destrúyelo todo. Es posible que quieras guardar un registro que se remonte como máximo a un año atrás, por si acaso. ¿Pero por si acaso qué? Lo que sí es una buena idea es tener un registro electrónico. Es una buena práctica para saber cómo cambian tus gastos a lo largo del tiempo. Más allá de eso, es sólo un peligro de incendio.
El caso es que sé que tengo razón en el párrafo anterior, pero soy un hipócrita: Tengo años de registros en papel de todo tipo. Necesito deshacerme de ello. Pero me he encariñado. He llevado este material de un lado a otro en una mudanza tras otra. Tengo la habilidad de cuidar bien las cosas inútiles. Incluso he pensado en contratar a alguien para que lo escanee todo por mí, para poder sentirme segura destruyendo todo este papel sin perder ningún dato. Pero eso es una locura.